Selamat Datang KHI General Support

newsKHIGS

Kepada seluruh Karyawan/ti PT. KHI Pipe Industries,

Pada tanggal 1 Oktober 2019 telah kita luncurkan program baru kita yaitu KHI General Support.

Silahkan klik link berikut untuk dapat masuk ke dalam KHI General Support :

KHI General Support

KHI General Support (KHI GS) adalah pembaharuan dari Sistem Helpdesk KHISupport yang sudah disesuaikan dengan kondisi KHI saat ini. Pada KHI GS sudah terintegrasi dengan KHIFondation dan email khipipe.com sehingga user tidak perlu harus membuat akun baru apabila sudah memiliki akun di KHIFondation.

Jika KHISupport hanya terbatas untuk Information System saja, berbeda dengan KHI GS yang merupakan gabungan dari beberapa Admin Support yaitu :

  1. Dinas Information System
  2. Dinas General Affair
  3. Divisi Perawatan/Central Maintenance(Elektrik, Mekanik, Infrastruktur, dan Workshop)

Namun tidak menutup kemungkinan apabila dari Divisi/Dinas lain yang membutuhkan wadah pelaporan secara online, maka bisa bergabung di dalam KHI GS tersebut.

FLOW CHART GS KHI FONDATION

Selain itu, pada KHI GS juga diterapkan metode approval oleh Manager pelapor sebelum masuk ke dalam inbox Admin Support tersebut. Hal ini diterapkan karena setiap pelaporan perbaikan yang ditimbulkan, pasti akan menimbulkan biaya ataupun perubahan pada sistem (Changes pada Sistem SAP dan lainnya). Untuk itu, level manager atau di atasnya yang terkait harus mengetahui hal tersebut agar bisa menjadi perhatian bersama.

KHI GS juga memiliki beberapa fungsi monitoring/controlling terhadap ticket laporan, user statistik, hingga pengadaan barang terkait laporan tersebut.

Seluruh laporan yang keluar dan masuk juga dapat di monitor baik melalui Dashboard dan dikirimkan melalui email personil terkait. Response juga bisa dilakukan melalui reply email secara langsung dan akan tercatat pada laporan karena email support sudah terintegrasi dengan KHI GS.

Untuk dapat membuat Laporan pada KHI GS, berikut langkah-langkah nya :

  1. Membuat Laporan pada New Ticket
  2. Isi seluruh informasi sesuai kondisi yang akan dilaporkan, catatan :
    • Apabila yang dituju adalah Perawatan/Central Maintenance, wajib memasukkan Function Location untuk spesifikasi sub lokasi yang lebih detil.
    • Pada kotak contributor (addititonal) bisa memasukkan personil yang dikehendaki untuk dapat bergabung dalam diskusi laporan
    • File lampiran bisa dimasukkan dengan maksimal 25 mb sebagai laporan pendukung (ex. desain gambar, foto laporan, minute of meeting, dll).
  3. Klik submit, maka laporan akan dibuatkan ticket baru dan akan dikirmkan kepada manager terkait melalui email untuk mohon approval.
  4. khigs-approval
  5. Apabila manager sudah lakukan approval, maka status ticket open dan masuk ke dalam Admin Support yang dituju.
    • notes : approval dilakukan pada filter “SENT” karena laporan dikirim keluar.
  6. Detil pada ticket adalah sebagai berikut :
    • Sisi kiri, merupakan Master laporan berisi nama pemohon, lokasi, Topic, Assign to, dll
    • Sisi kanan atas, merupakan kotak interaksi antar pelapor dan terlapor.
    • Sisi kanan bawah, merupakan kotak untuk response dan hasil laporan admin.
    • khigs-detail
  7. User dapat memantau laporan ticket pada halaman Ticket Detail

Apabila ada kesulitan terkait KHI GS, bisa segera menghubungi kami di Information System /IT

Terima kasih sudah mampir 🙂

Print Friendly, PDF & Email

About The Author

Keep simplified...

Related posts

3 Comments

Leave a Reply